Porozmawiajmy !

#14 Zespół zdalnie zarządzany – o czym warto pamiętać?

co-calendar
2021-03-08 11:24:08
co-topic
Zespół zdalnie zarządzany

W ubiegłym tygodniu minął rok od pierwszego potwierdzonego przypadku zakażenia Covid-19 w Polsce. Jeszcze rok temu ta nowa rzeczywistość wydawała się nam taka nierealna.

Dla wielu firm od tego czasu zarządzanie zespołem zdalnym również stało się nową rzeczywistością. W niektórych branżach, gdzie taka możliwość istniała już wcześniej i była popularna (np. w takiej jak nasza - branży IT), ta nowa sytuacja nie była zaskoczeniem. Dla wielu jednak, które nie pracowały dotychczas w formie pracy zdalnej, mogła okazać się dużym wyzwaniem. Obserwując jednak na bieżąco sytuację w kraju i na świecie, można przewidywać, że taka forma pracy nawet po ustabilizowaniu bądź ustaniu pandemii może nadal być chętnie wybierana przez pracodawców.

Co zatem warto wziąć pod uwagę i jak zarządzać zespołem, by mimo braku bezpośredniego kontaktu zarządzać nim w sposób efektywny biznesowo?

Tak jak każdy inny, również ten system pracy wymaga wypracowania pewnych zasad, form komunikacji i wspólnej pracy, i jeśli o nie zadbamy, to różnica pomiędzy zarządzaniem zespołem stacjonarnym a zdalnym nie wydaje się być już aż tak duża.

Praca zdalna wymaga od pracownika samodyscypliny i dobrego zorganizowania, bowiem większe znaczenie będą miały tutaj rezultaty prac, niż sam czas pracy. Jak dobrze wiemy, nie da się zarządzać czasem, ale już zarządzać sobą w czasie jak najbardziej. Jednak nie jest to jak często sami możemy się przekonać sprawa łatwa. Może inaczej, jest łatwa do zrozumienia, ale nie zawsze do wykonania. Jak myślicie dlaczego? Otóż wymaga dużej samoświadomości swoich celów, dobrego planowania oraz tej wspomnianej właśnie samodyscypliny i tu zaczyna się już ciekawie …, ale to temat na osobny artykuł.

Z drugiej strony, dla osób zarządzających zespołami zdalnymi oznacza ufanie, że ich zespół będzie pracował najefektywniej jak potrafi. Dla niektórych liderów taka zmiana myślenia może okazać się trudna do zaakceptowania z uwagi na brak możliwości bezpośredniego nadzoru na pracownikami. Kluczowa zatem będzie tu umiejętność delegowania zadań i monitorowania osiąganych wyników.

Więc od czego zacząć jeśli stoisz przed zadaniem wdrożenia modelu pracy zdalnej w swoim zespole? A jeśli masz już ten etap za sobą, zachęcamy, abyś podzielił się z nami swoim doświadczeniem.

Poniżej prezentuję co warto wziąć pod uwagę:

  1. Zweryfikuj, czy wszyscy Twoi pracownicy są w stanie wykonywać pracę z domu (czy pozwala na to charakter pracy, który wykonują, czy mają odpowiednie umiejętności, czy mają możliwości lokalowe);
  2. Zadbaj o potrzebny sprzęt (laptopy, monitory, słuchawki z mikrofonami, Internet);
  3. Ustal nowe zasady komunikacji w zespole (Dobrą praktyką jest rozpoczynanie dnia krótkim spotkaniem w trakcie którego, dowiemy się, czy wszyscy stawili się danego dnia do pracy, ustalimy zadania do wykonania i potrzebne zasoby;
  4. Stwórz kartę zasad zdalnej pracy zespołowej: precyzyjnie ustal, jakie są godziny pracy wspólne dla całego zespołu (w tych godzinach wszyscy członkowie powinni być dostępni uwzględniając również strefy czasowe dla zespołów pracujących zdalnie);
  5. Automatyzuj zadania, które się da, by ułatwić pracę swoim pracownikom (jeśli np. nasza praca wymaga codziennego raportowania, możemy się umówić, że na koniec pracy każdy z pracowników podsumowuje co zrobił w danym dniu i jakie ma plany na przyszły dzień, a za pomocą chactbota, który przypomina mu o tej czynności wysyła taki raport przełożonemu);
  6. Wybierzcie jedno narzędzie do komunikacji w zespole na potrzeby spotkań on-line (MS Teams, Zoom, Google Meet, Whereby), czy też pracy na dokumentach (Office 365, SharePoint, Google Docs), dzięki którym pracownicy mogą pracować na współdzielonych dokumentach, a upoważnione osoby mają zawsze dostęp do potrzebnych plików. Warto upewnić się, że wszyscy pracownicy potrafią z niego korzystać, a jeśli wystąpią problemy należy zapewnić niezbędną pomoc;
  7. Wybierzcie narzędzie do zarządzania zadaniami (projektami), tak, aby każdy w zespole miał dostęp do swojej listy zadań, a menedżerowie podgląd kto jakim zadaniem się zajmuje i na jakim jest ono etapie (Jira, Trello, Asana, Wrike itp.);
  8. Zachęcaj, aby pracownicy zgłaszali swoje pomysły na usprawnienie pracy;
  9. Zadbaj też o społeczny wymiar pracy – small talk przed spotkaniem (zwłaszcza dla pracowników, którzy mieszkają sami, praca zdalna może być trudnym czasem;

Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu, dostarczeniu odpowiednich narzędzi i elastyczności wobec pracowników zwiększysz szanse na pozytywne wdrożenie pracy zdalnej, a co najważniejsze nie zmniejszy to też ich efektywności i zaangażowania. W szerszym aspekcie zarządzania będzie przeciwdziałać 5 dysfunkcjom pracy zespołowej określonych przez Patricka Lencioniego jako:

  1. Brak zaufania
  2. Strach przed konfliktem
  3. Brak zaangażowania
  4. Unikanie odpowiedzialności
  5. Brak dbałości o wyniki

W sytuacji, w której się obecnie znaleźliśmy tylko szukanie nowych rozwiązań i sposobów da nam możliwość odnalezienia się w nowej rzeczywistości, która kto wie, może zostanie już z nami na zawsze.

My mimo zalet pracy zdalnej, cenimy sobie możliwość wspólnej pracy, dlatego też, gdy sytuacja się trochę uspokoi planujemy powrót do biura.

Dobrego dnia 😊

You may be interested

Pójdź za nami !

Śledź nasze publikacje w mediach społecznościowych!