Porozmawiajmy !
Procesy biznesowe

Dziś kilka słów o procesach biznesowych.

O tym, jak ważne jest uporządkowanie w organizacji istniejących procesów biznesowych.

 Rozpatrujemy je na dwóch płaszczyznach.
  • Z jednej strony wdrożenie jest procesem - czyli ciągiem kolejnych następujących po sobie kroków. Kroki te zależne są od rodzaju/typu wdrożenia, np. wdrożenie o mniejszym zakresie np. tylko pojedynczego modułu/obszaru będzie wyglądało inaczej niż re-wdrożenie czy implementacja zupełnie nowego systemu.
  • Z drugiej strony wszystkie działania pracowników w firmie wdrażającej nowy system można ułożyć w ciągi tworzące główne procesy biznesowe lub mniejsze podprocesy. Rozpoczynając proces wdrożenia identyfikujemy, analizujemy i poprawiamy funkcjonujące w firmie procesy biznesowe klienta tak, aby możliwa była ich implementacja w nowym systemie.

Zdefiniujmy teraz podstawowe pojęcia dotyczące procesów.

Co to jest proces biznesowy?

Proces biznesowy to ciąg następujących po sobie działań lub zadań, które mają rozwiązać określony problem lub które mają przynieść jakąś wartość biznesową.
Każdy proces biznesowy ma zawsze początek i koniec, ma swoich uczestników procesu i czynności, które są wykonywane w procesie.
Procesy biznesowe występują w każdej firmie, niezależnie od skali przedsiębiorstwa i branży. Mogą być mocno rozbudowane, lub bardzo proste.
Wszystkie aktywności pracowników firmy można ułożyć w logiczne ciągi tworząc z nich procesy.
W firmach handlowych najważniejszym procesem biznesowym będzie proces sprzedaży produktów lub usług. W firmach produkcyjnych będą to procesy związane z produkcją, planowaniem produkcji czy łańcuchem dostaw.
Procesowe podejście do wdrożenia
 
Ważne, aby zarówno po stronie klienta, jak również po stronie zespołu wdrażającego, zauważyć w jaki sposób proces przepływa przez działy firmy.
Każde przedsiębiorstwo podzielone jest na piony, działy, zespoły,  czy inne jednostki organizacyjne. W zespołach pracownicy podlegają kierownikom i menadżerom, a ci z kolei – dyrektorom, którzy raportują do zarządu. Myśląc o swojej pracy, zarówno pracownicy, jak i menadżerowie zazwyczaj postrzegają ją właśnie przez pryzmat działu, w którym pracują. Skoncentrowani są na tym, jakie zadania wykonywane są w ich dziale czy departamencie. Tworzą się „państwa w państwie”. Jest to tak zwane myślenie silosowe: naturalne dla większości organizacji, jednak niosące ze sobą negatywne konsekwencje.
Wraz ze wzrostem firmy silosy te powiększają się i najczęściej umacniają swoją izolację od innych działów. Widać to m.in. po tym, że pracownicy poszczególnych działów koncentrują się na realizacji celów jedynie własnej jednostki, tracąc z oczu perspektywę całej firmy.
Taki stan rzeczy ogranicza współpracę między działami.

Każdy dział gra do innej bramki. Organizacja podzielona na silosy zachowuje się jak drużyna piłkarska, w której każdy zawodnik gra do innej bramki

Dział produkcyjny „walczy” z utrzymaniem ruchu (bo awarie maszyn nie są usuwane na czas). Sprzedaż zupełnie nie może porozumieć się z marketingiem (bo opracowywane produkty nie przystają do segmentu klientów firmy) – tak, jakby każdy z tych działów realizował własne, niezależne od innych zadania.

Zarządzanie procesowe natomiast, determinuje kulturę zorientowaną na klienta. Agnieszka Pieczyńska - doradca biznesowy uważa, że  "w takiej organizacji kierownik (właściciel procesu) to osoba, której zadaniem jest tworzyć warunki, aby ludzie jak najsprawniej mogli realizować proces. W takiej organizacji każdy ma udział w tworzeniu wartości dla klienta. Nawet jeśli nie bezpośrednio, to i tak wie, że partycypuje w jej dystrybucji."
Rozważając powyższe zagadnienia stwierdzamy, że do takiego właśnie podejścia procesowego dążymy podczas prac wdrożeniowych.

Jak uporządkowanie procesów biznesowych wpływa na organizację?

Słaba organizacja, dublowanie się czynności, ręczna obsługa zbyt dużej liczby wyjątków, „papierologia” to źródło niepotrzebnych kosztów, które obniżają efektywność w firmie.
 
Usprawnienie działania firmy, może polegać na zidentyfikowaniu wszystkich realizowanych w firmie procesów biznesowych i procesów pomocniczych oraz przeanalizowaniu ich przebiegu.
Często już na samym początku identyfikacji procesów, podczas rozmów, organizacja dochodzi do wniosku, że cześć wykonywanych kroków jest niepotrzebna lub niespójna.
Analizując krok po kroku dokonujemy pomiaru czynności, określamy początek i koniec obsługi każdego z nich.
Zastanawiamy się jakie informacje potrzebne są do wykonania zadania i jak te informacje krążą po firmie, która osoba-pracownik rozpoczyna proces, w jakiej postaci otrzymuje informację (fakturę, materiał/towar, informację) na wejściu oraz jak i kiedy proces kończy się i co powinien zwrócić na wyjściu.
Kto jest zaangażowany w kolejne kroki i kto odpowiada za poprawną ich obsługę. 
Wszystkie te zależności pozwolą na zbudowanie mapy i wskazanie miejsc do optymalizacji.
 
Procesy biznesowe są często trudne do określenia i zrozumienia, są jednocześnie czymś naturalnym, spotkanym na „każdym kroku” bo każdy realizowany ciąg czynności, przynoszący korzyść lub powodujący powstanie produktów można nazwać procesem biznesowym.

Jak zapisać proces biznesowy?

Wyobraźmy sobie zespół ludzi pracujących nad opisem kroków wykonywanych przez dużą organizację w procesie zamawiania potrzebnych komponentów na poczet produkcji nowej marki samochodów, lub proces sprzedaży takich samochodów - począwszy od poszukiwania rynków zbytu, poprzez analizę potencjalnych klientów, główny proces sprzedaży wraz z ewidencją płatności za umowy oraz ewentualną windykację.
Główni aktorzy tych procesów czyli ich właściciele doskonale je znają, chodzi jednak o to, aby zapisać cały ten przebieg, często mocno skomplikowany, dla innych. 
W zespołach podczas prac wdrożeniowych - pracują zarówno użytkownicy kluczowi danego procesu, jaki i konsultanci z danego obszaru. W pracach powinni uczestniczyć także użytkownicy działów przez który ten proces przechodzi, np. rachunkowości czy windykacji.
W ten sposób "ogarnąć" możemy całość zadań, które wykonać muszą pracownicy, aby zakończyć cały proces.
Gdybyśmy użyli zdań do opisu powyższego, trudno byłoby nam zawrzeć kolejne zapytania i powroty do wcześniejszych kroków procesu.
Dlatego też do opisu procesów używa się najczęściej narzędzi wykorzystujących notację BPMN (Business Process Modeling Notation).
Zapis procesu biznesowego w tej notacji jest na tyle prosty, by mogli z niego korzystać użytkownicy biznesowi, a jednocześnie umożliwiającego zapisanie wszystkich niezbędnych informacji o procesie potrzebnych analitykom i informatykom. Jest on czymś w rodzaju wspólnego języka pomiędzy osobami mającymi kompetencje tematyczne i informatyczne. Obecnie BPMN jest powszechnie stosowanym standardem zapisu procesów biznesowych.
 
Podczas sesji analitycznych z klientem, poznajemy, krok po kroku jak każdy proces przebiega.  Naszą praktyką jest, aby takie sesje odbywały się nad dużym kartonem papieru, na którym rysujemy cały przebieg procesu, uwzględniając wszystkie osoby biorące w nim udział, działy oraz integrację z innymi zewnętrznymi systemami. Zespół pracujący nad takim opisem składa się wszystkich użytkowników kluczowych działów przez które taki proces przechodzi: zarówno pracowników z obszarów logistycznych jak i księgowych. proces biznesowy
 
W dalszej części projektu rysunki takie zapisywane są, za pomocą notacji BPMN i stanowią podstawową dokumentację wdrożeniową.
 
bizagi

 

Podejście takie powoduje ujednolicenie kroków wykonywanych przez uczestników procesu, usunięcie ewentualnych niespójności pomiędzy występującymi elementami procesu lub powielających się w procesie czynności.
Z drugiej strony czytelnie obrazuje jak działa cała organizacja.

Procesujemy naszą analizę.

Nasze podejście do procesu wdrożenia, też ma określone wykonywane po sobie - kroki. Projekt rozpoczynamy audytem - którego efektem są - między innymi - narysowane procesy biznesowe oraz zestaw wymagań. Wspólnie z klientem przygotowujemy strategię i procesy, w kolejnych krokach ustawiamy system i przygotowujemy ewentualne modyfikacje. W kolejnej fazie testujemy zaproponowane rozwiązanie. Na koniec – szkolimy zespół i startujemy nowy system. 

Podsumowanie:

Świadomość posiadania procesów w firmie to:

  • ujednolicenie kroków wykonywanych przez pracowników,
  • usunięcie ewentualnych niespójności pomiędzy występującymi elementami procesu,
  • usunięcie powielających się w procesie czynności
Zostaw komentarz, lub zamów bezpłatną konsultację - porozmawiamy w jaki sposób pomóc Wam w porządkowaniu procesów biznesowych w firmie.

You may be interested

Pójdź za nami !

Śledź nasze publikacje w mediach społecznościowych!