Porozmawiajmy !

#7 Fachowość i zaufanie - wdrożenie Dynamics 365 - krok po kroku.

wdrożenie ERP D365 - AXAPTA krok po kroku

Dziś opowiem o  procesie wdrożeniowym, o tym jak się go nie bać, jak sprawdzić czy firma z którą rozpoczynamy współpracę przeprowadzi nas przez trudny proces wdrożenia nowego systemu, czy możemy jej zaufać i poddać cały nasz biznes cyfrowej transformacji?

Będzie o tym:

  • Z jakich powodów poszukuje się firmy wdrożeniowej,
  • Co to znaczy wdrożyć dobry system,
  • Jak nie prowadzić analizy wdrożeniowej
  • Co to jest Karta projektu i plan projektu?
  • Jaka metodyka wdrożeniowa jest najbardziej przyjazna dla klienta.

Jest wiele powodów, które skłaniają firmę do zmiany dotychczasowego systemu IT.

POWÓD 1

Wzrost biznesu, do tej pory byliśmy małą firmą, nasz dotychczasowy system był wystarczający. Teraz biznes się rozrósł, powstały nowe działy, być może nowe oddziały w innych miastach lub krajach, dotychczasowa aplikacja lub wiele połączonych aplikacji już nie sprosta tym wyzwaniom - musimy dokonać ZMIANY.

POWÓD 2

Inną przyczyną może być powstający przez wiele lat dług technologiczny - czyli ostatnie wdrożenie systemu ERP odbyło się 10 lat temu, przez ten czas łataliśmy w systemie braki, które powstawały z powodu albo zmian prawno-podatkowych albo zmian w naszej organizacji. Teraz nadszedł czas na poważną zmianę - nasz system w tej wersji nie jest już wspierany przez producenta - musimy dokonać ZMIANY.

POWÓD 3

Jeszcze inna sytuacja - firma została wchłonięta przez inną organizację i nowy właściciel narzuca nowy system zarządzania firmą - musimy dokonać ZMIANY.

 

IM-PROVE - partner Microsoft

Jakie mamy w związku z tym ZADANIE DO WYKONANIA?

We wszystkich tych przypadkach osoba wyznaczona przez zarządzających firmą - nazwijmy tą osobę Manager Projektu stoi przed zadaniem - znajdź firmę, która wdroży nam dobry system.

 

W tym zdaniu są dwa haczyki: po pierwsze "wdroży nam" a po drugie "dobry system"

 

Stwierdzenie - Wdroży nam - powinniśmy zamienić na - przeprowadzi nas przez proces wdrożenia.

Transformacja cyfrowa - a taką jest niewątpliwie wdrożenie w organizacji nowego systemu do zarządzania - to PROCES, w który zaangażowanych jest wiele stron tego przedsięwzięcia.

Po jednej stronie są sponsorzy projektu - najczęściej właściciele, zarządzający w firmie, właściciele głównych procesów w firmie np. managerowie sprzedaży, produkcji itp. pracownicy którzy wykonują konkretne operacje, a po drugiej stronie, stronie wykonawcy to są analitycy biznesowi, programiści, konsultanci czy szefowie projektu.

Często taki proces wdrożenia porównujemy do uczenia się języka obcego. Zaangażowanie w naukę musi być po obu stronach. Nie da się nauczyć studenta/ucznia/pracownika - bez jego OSOBISTEGO ZAANGAŻOWANIA.

Firma wdrożeniowa powinna przeprowadzić Was przez ten trudny okres. Przygotować system do pracy tzn. zaproponować właściwe rozwiązania i ustawić go tak, aby takie rozwiązanie było możliwe.

Ale z drugiej strony, zespół klienta - użytkownicy kluczowi i końcowi powinni domagać się od wdrażającego ciągłej edukacji, tak aby pozostać świadomym użytkownikiem nowego systemu.

 

Stwierdzenie - Dobry system- zamienić powinniśmy na - system, który pozwoli uzyskać zakładany efekt.

W jaki sposób określić ten zakładany efekt - czyli określić Wasze wymagania co do wdrażanego systemu.

Często spotykamy się z już przygotowaną listę wymagań, lista taka może wynikać albo z spisanych "życzeń" - użytkownicy końcowi spisują swoje żale co do poprzedniej wersji systemu albo wpisują na tą listę tylko te funkcjonalności z którymi obecnie mają problem. To jest błąd. Przy takim podejściu nie zbudujemy pełnej listy zagadnień, które należy wykonać, aby uzyskać zakładany EFEKT.

Przy takim podejściu nie ma określonego EFEKTU, jaki ma przynieść wdrożenie nowego systemu - określamy tylko cząstkowe elementy, które w sumie mogą być niespójne.

Np. dodanie przycisku, który wykonuje jakąś funkcjonalność może być zupełnie niepotrzebne - być może na wymaganie powinno się spojrzeć w zupełnie inny sposób. I to właśnie jest zadanie dla analityka/konsultanta.

Podam przykład z życia.

ROZMOWA 1

Wymaganie klienta - prosimy o dodanie nowego pola na kartotece Środka Trwałego - o nazwie CECHA

Konsultant 1 - tak dodamy pole o nazwie CECHA a do jakich celów to pole?

Klient - w takim polu obecnie mamy określone cechy Środka trwałego.

Konsultant 1  - OK - utworzymy taką modyfikację i dodamy takie pole.

 

ROZMOWA 2

Wymaganie klienta - prosimy o dodanie nowego pola na kartotece Środka Trwałego - o nazwie CECHA

Konsultanta 2 - Do jakich celów to pole jest potrzebne?

Klient - W takim polu obecnie mamy określone cechy Środka trwałego.

Konsultant 2 - Gdzie wykorzystujecie cechy tego Środka trwałego?

Klient - musimy raportować środki trwałe zakupione z dotacji więc do tej pory mieliśmy takie oznaczenie na środku trwałym.

Konsultant 2 - przy księgowaniu transakcji dotyczących środka trwałego powstają zapisy zarówno w księgach analitycznych jak i syntetycznych - czyli na kontach finansowych i na kartotece środka trwałego. Proszę zobaczyć jak to jest wykonywane w tym systemie. (Konsultant pokazuje operację) .

Konsultant 2 - jak obecnie w starym systemie Państwo raportują tą informację?

Klient - w programie obsługującym środki trwałe, koleżanka szuka zapisów dla środków trwałych, które mają odpowiednią cechę - Dotacja - następnie w programie księgowym szuka zapisów księgowych, które odpowiadają tym środkom trwałym i wykorzystując Excela tworzy odpowiednie zestawienie.

Konsultant 2 - czy może Pani pokazać te czynności w starym systemie.

Klient - przecież inne firmy wykonują to na pewno tak samo jak my, to po co pokazywać?

Konsultant 2 - Aby uniknąć nieporozumień - zobaczmy jak to działało do tej pory u Państwa -pomoże to przygotować lepszą propozycję.

Klient - pokazuje jak do tej pory wyglądał proces w starym systemie

Konsultant 2 - w takim razie proponuję wykorzystać funkcjonalność nowego systemu nazywaną Wymiarem Finansowym czyli taką cechą zapisu finansowego, która pozwoli w źródłowej transakcji środka trwałego odpowiednio oznaczyć ten zapis a następnie wprost z transakcji finansowych wygenerować odpowiednie zestawienie.

Konsultant 2 - dziękuję za informację, przygotuję teraz  takie ustawienie systemu, abyście mogli podczas kolejnego spotkania obejrzeć naszą propozycję rozwiązania tego zagadnienia.

 

Fakt - przykład drugi to dłuższe spotkanie, więcej zaangażowania po obu stronach, z jednej strony wykorzystanie wiedzy i doświadczenia konsultanta, a i użytkownik musi chcieć spojrzeć na zagadnienie z innej strony - być elastycznym na różne rozwiązania - obie strony muszą mieć na uwadze ten końcowy efekt, którym w tym przypadku jest odpowiednie raportowanie na zewnątrz firmy - a nie jak na początku by się mogło wydawać dodanie pola CECHA.

 

Dlatego zadanie "znajdź firmę, która wdroży nam dobry system." powinniśmy zamienić na

"znajdź firmę, która przeprowadzi nas przez proces wdrożenia tak, aby nowy system przyniósł nam założone EFEKTY:

  • Bezpieczeństwo danych
  • Dostęp do kluczowych danych w czasie rzeczywistym.
  • Oszczędność czasu związana ze sprawniejszym wprowadzaniem i przekazywaniem danych,
  • Automatyzacja procesów
  • Integracja pomiędzy poszczególnymi narzędziami
  • Skalowalność i elastyczność systemu
  • Wsparcie procesu decyzyjnego w przedsiębiorstwie"

 

Oczywiście to jest tylko przykład, w każdej firmie te cele wdrożenia mogą być inne, ważne, aby w KARCIE PROJEKTU - czyli pierwszym najważniejszym dokumencie projektowym były one wyszczególnione. Natomiast na kolejnych etapach prac wdrożeniowych podlegały uszczegółowieniu.

KARTA PROJEKTU  jest fundamentem od którego zależy sukces projektu

Zawiera przyczyny i powody podjęcia inicjatywy oraz cele których osiągnięcie jest konieczne, aby uznać projekt za zakończony sukcesem.

Musi być kompletna i stworzona jako formalny dokument zaakceptowany na poziomie minimum komitetu sterującego (czyli sponsorów oraz managerów projektu), a często na poziomie zarządu organizacji.

Musi być uzgodniona z interesariuszami projektu.

Jest pierwszą linią obrony przed „pływaniem” i „błądzeniem” zakresu projektu

 

Innym ważnym dokumentem projektu jest PLAN PROJEKTU

Plan projektu musi ułatwiać zwięzłą i skuteczną komunikację, jest on  miernikiem określającym:

  • wyniki,
  • ramy czasowe,
  • czynności,
  • zasoby
  • i obowiązki.

Najlepszą formą publikacji planu projektu jest utrzymywanie portalu projektu

 

Ważnym elementem wdrożenia jest metodyka - czyli jasno sprecyzowane zasady wspólnej współpracy.

My najczęściej stosujemy rekomendowaną przez Microsoft metodykę CRP – Conference Room Pilot - jest to jedna z iteracyjnych metod prototypowania.

Agile by Im-Prove

Proszę zauważyć także, że podczas drugiej opisanej rozmowy, zarówno konsultant, jak i użytkownik pracują na obu systemach. Konsultant pokazuje nowy system, co umożliwia pracownikom oswojenie się z nowym systemem, a i pracownik opowiada o swoim dotychczasowym procesie co pozwala konsultantowi zrozumieć jak zamodelować stare w nowym.

Takie podejście umożliwia sprawdzenie funkcjonalności oprogramowania jeszcze przed jego budową na infrastrukturze Klienta. Dzięki temu Klient ma szansę zobaczyć skonfigurowany system i może zobaczyć, jak on będzie funkcjonował. 

Według tej metodyki czas wdrożenia podzielony jest na trzy fazy CRP.

CRP 1

Jest to etap, w którym staramy się zrozumieć wymagania biznesowe, architekturę techniczną. Jedną z najważniejszych ról CRP1 jest zebranie wymagań na najbardziej ogólnym  poziomie. W tej części określamy, w jakim stopniu aplikacja spełnia potrzeby biznesowe oraz w jakim stopniu występują luki, które trzeba uzupełnić przez development - analiza FIT/GAP

CRP 2

Jest to etap, na którym rozwijamy system ERP w oparciu o dane, które pobraliśmy od klienta. Ta faza pozwala użytkownikom kluczowym zobaczyć przyszły model nowego systemu. Etap ten będzie obejmował schematy blokowe, wykresy i prezentacje. W tej fazie następuje konfiguracja i parametryzacja aplikacji. Podczas spotkań zespołów użytkowników kluczowych i konsultantów, pokazywane i dyskutowane są nowe rozwiązania.

CRP 3

Jest to ostatni etap CRP, na którym kończymy rozwój systemu ERP i jesteśmy gotowi do testów UAT (User Acceptance Test). W tym miejscu wdrożeniowiec prezentuje pełną propozycję wraz z modyfikacjami zidentyfikowanymi w CRP2.  

Proponujemy, aby jak najbardziej wykorzystywać standard systemu  - zapewnia to efektywność, spójność i w przyszłości mniej wyzwań związanych z utrzymaniem stabilności systemu i dostosowania do aktualizacji programowych.

Stosując tę metodykę gwarantujemy, że projekt wdrożenia Dynamics 365 osiągnie sukces według  powszechnie stosowanych miar: 

  • Projekt osiągnie założony cel
  • Projekt zmieści się w planowanym czasie
  • Projekt zmieści się w planowanym budżecie

PODSUMOWANIE

W tytule wpisaliśmy trzy bardzo ważne - naszym zdaniem - słowa, które wpływają na pozytywnie zakończony proces wdrożeniowy - są to -  fachowość, uczciwość i zaufanie.


  • Wskazaliśmy, że zaangażowanie we wdrożenie musi być po obu stronach 
  • Fachowość i doświadczenie ma duży wpływ na dobrze przeprowadzoną Analizę - czyli określenie EFEKTU końcowego wdrożenia.
  • Metodyka wdrożeniowa CRP to bycie z klientem, ciągłe szkolenie, to zaufanie i uczciwość we współpracy

Jeśli chcesz z nami porozmawiać nt. wdrożenia, szukasz pomocy - zostaw komentarz lub umów się na spotkanie.

 

You may be interested

Pójdź za nami !

Śledź nasze publikacje w mediach społecznościowych!