Najważniejszą formą planowania działalności przedsiębiorstwa jest BUDŻETOWANIE.
Dzisiejszy wpis właśnie o planowaniu, tworzeniu, realizowaniu, kontrolowaniu i raportowaniu BUDŻETU w systemie Microsoft Dynamics 365.
A dokładnie dziś o planowaniu i realizowaniu a w przyszłym tygodniu o kontrolowaniu i raportowaniu. Miłego czytania życzę a potem proszę o komentarz. 😉
Budżetowanie jest metodą zarządzania ukierunkowaną na poprawę efektywności wykorzystywania zasobów firmy, przydatną zwłaszcza w tych przedsiębiorstwach, w których ma miejsce decentralizacja systemu zarządzania. W takich warunkach budżetowanie pomaga zarządowi wpływać na pracę kadry niższego szczebla oraz kontrolować realizację przydzielonych im zadań.
Firmy stosują różne podejścia w kontekście wspomagania procesu budżetowania narzędziami IT.
Podejście 1 - w firmie funkcjonuje wiele niezintegrowanych narzędzi IT do zarządzania firmą: program do księgowości, program do sprzedaży i zakupów, program wspomagający produkcję. Menagerowie obszaru controllingu decydują o zakupie i wdrożeniu kolejnego systemu do zarządzania budżetem firmy, lub zarzadzanie budżetem odbywa się w "najlepszym" systemie controllingowo-zarządczym - Excelu.
ZALETY
- Jeśli zakupiono profesjonalny system do zarządzania budżetem firmy - wyspecjalizowane funkcjonalności do tworzenia, realizacji i kontrolowania budżetu firmy,
- Jeśli narzędziem jest Excel - łatwość używania popularnego narzędzia,
WADY
-
Brak integralności,
-
Wielokrotne powielanie informacji, powodujące powstawanie błędów,
-
Excel - bardzo popularne i łatwe w obsłudze narzędzie, lecz niewystarczające do sprostania wszystkim wymaganiom stawianym w obszarze budżetowania,
Podejście 2 - mimo to, że wdrożony jest zintegrowany system ERP, firma nie korzysta z wbudowanego modułu budżetowego, a zarządzający kupują dodatkowy - specjalistyczny - program do planowania, realizacji i kontrolowania budżetów w firmie.
ZALETY
-
Profesjonalny system do zarządzania budżetem firmy - ma wyspecjalizowane funkcjonalności, nasuwa się pytanie czy wykorzystywany zintegrowany system ERP posiada również specjalistyczne funkcjonalności budżetowe?
WADY
-
Brak integralności,
-
Powielanie informacji, powodujące powstawanie błędów - jeśli nie ma interfejsu pomiędzy dwoma systemami ERP i systemem do budżetowania,
-
Wzrost kosztów z powodu zakupu dodatkowego systemu,
-
Wzrost kosztów - jeśli zbudowany zostanie interfejs pomiędzy systemem,
-
Użytkownicy obsługujący zarówno system ERP oraz system do budżetowania muszą nauczyć się obsługi obu systemów.
Podejście 3 - w firmie, gdzie funkcjonuje zintegrowany system ERP (np. Microsoft Dynamics 365 Finance) wdrożony zostaje wewnętrzny moduł zarządzający obszarem budżetowania
ZALETY
-
Jeżeli systemem ERP jest Dynamics 365 - w ramach tego systemu funkcjonuje profesjonalny system do zarządzania budżetem firmy, który ma wyspecjalizowane funkcjonalności do planowania, tworzenia i kontrolowania budżetu firmy,
-
Nie powielamy wielokrotnie tej samej informacji oraz nie potrzebujemy tworzyć interfejsów,
-
Tworzenie budżetu jest całkowicie zintegrowane z innymi modułami: sprzedażą, zapotrzebowaniem na zakup i zakupami, środkami trwałymi, księgą główną czy projektami.
-
Budżetowanie może odbywać się metodami: przyrostowo, od góry do dołu, od dołu do góry, w oparciu o wskaźniki czy normatywy.
-
Budżety tworzone mogą być z uwzględnieniem funkcjonujących w firmie wymiarów finansowych np. MPK, koszt rodzajowy, projekt, region, oddział, handlowiec, produkt,
-
Plany budżetu mogą być przygotowywane wprost w systemie D365 - dla użytkowników mających konta lub za pomocą Excela dla użytkowników dla których nie trzeba kupować licencji użytkowania. Pliki Excel mogą być szablonami opartymi o dane z ubiegłego okresu, lub przygotowywane od zera, pliki te są zintegrowane z modułem.
-
Budżety mogą być opisywane dowolnymi miarami np. wartość, koszt jednostkowy, stawka, cena, ilość,
-
Tworzenie budżetu może być nadzorowane przez WorkFlow prowadzący przez proces planowania, zatwierdzania, tworzenia i korygowania budżetu.
-
Zatwierdzone i funkcjonujące budżety wykorzystywane są do kontrolowania np. wydatków firmy, koszty mogą być kontrolowane już na poziomie tworzenia zapotrzebowania na zakup, lub na późniejszym etapie ewidencji faktury lub innego dokumentu,
-
W systemie istnieją różne role dedykowane dla osób tworzących, zatwierdzających czy korygujących budżet, można również zdefiniować hierarchię organizacyjną dedykowaną dla budżetu - inną niż pozostałe funkcjonujące w firmie struktury np. do celów zapotrzebowań
WADY
- Firma nie posiada specjalistycznego narzędzia do budżetowania - sprawdźmy jednak czy nasze rozwiązanie ma wystarczające funkcjonalności?
Proces budżetowania zasobów dla firmy w Dynamics 365 Finanse obejmuje:
- tworzenie prognoz - sprzedaży i zakupów, środków trwałych, indeksów magazynowych czy projektów,
- tworzenie planów budżetowych na podstawie Księgi Głównej, historycznych planów budżet, wygenerowanych wcześniej prognoz: środków trwałych, indeksów magazynowych, projektów, popytu, dostaw czy historycznych budżetów,
- tworzenie wpisów do rejestru budżetu tworzących budżet kont i wymiarów finansowych
- kontroli budżetów i raportowania
W jaki sposób można planować budżety w Dynamics 365 Finance?
Procesy długoterminowego planowania strategicznego oraz planowania budżetu rocznego w D365 Finance są obsługiwane za pomocą dokumentu o nazwie PLAN BUDŻETU.
Plany budżetu zawierają dane budżetu dla cyklu budżetu. System umożliwia tworzenie wielu planów budżetu, do różnych celów. Można utworzyć plany dla różnych jednostek organizacyjnych: firm, działów czy centrów budżetowych lub dla różnych wariantów planów budżetów. Np. wariant optymistyczny lub pesymistyczny. Taką wariantowość można użyć do porównań i podejmowania decyzji o przyszłych budżetach.
Użytkownicy mogą tworzyć plany budżetu bezpośrednio w Dynamics 365 lub za pomocą programu Excel. W jednym i w drugim przypadku można tworzyć plany od zera lub bazować na wcześniej wprowadzonych do systemu danych. Można określić, kto wykonuje plan budżetu, co jest ujęte w planie budżetu i jak wygląda proces. Plik Excel to przygotowany wcześniej szablon, na przykład taki jak poniżej, w kolumnach kolejne miesiące roku, w wierszach rodzaje kosztów według przyjętej w firmie szczegółowości. Użytkownik może taki szablon uzupełnić, a następnie pracownik działu controllingu importuje taki szablon z danymi do D365
Mimo, że program Excel umożliwia planowanie budżetu, to aplikacja D365 jest jedynym źródłem wiarygodnych informacji i pozwala uniknąć problemów z kontrolą budżetu.
Po zaimportowaniu z Excela do D365 planów budżetu można je edytować lub nie - w zależności od uprawnień jakie posiada użytkownik.
Na potrzeby raportowania aplikacja oferuje zestaw standardowych raportów i formatek, które umożliwiają wyświetlanie i analizowanie danych budżetowania. Dane planu budżetu można wyświetlić za pomocą programu Management Reporter.
Plany budżetu mogą być generowane z poniższych zasobów:
- Księga główna - na podstawie zaksięgowanych historycznych transakcji na kontach głównych i wymiarach finansowych
- Środki trwałe - Na podstawie informacji dotyczących środków trwałych można obliczyć planowaną amortyzację i rejestrować inne planowane transakcje dotyczące środków trwałych.
- Planowane stanowiska — Budżetowanie stanowisk pracowniczych zawiera funkcję planowania składników kosztów budżetu dla stanowisk, grup wynagrodzeń itd.
- Prognozy projektów - W module projektów można tworzyć szczegółowe prognozy projektów. Prognozy projektów będą zawierać szczegóły dotyczące planowanych godzin, wydatków, opłat i towarów.
- Prognozy dostaw i popytu - Na podstawie danych historycznych transakcji można oszacować przyszły popyt na zapasy i tworzyć prognozy popytu oraz prognozy dostaw
- Wpisy do rejestru budżetu - Plany mogą być tworzone na podstawie historycznych zapisów budżetowych
Budżetowanie jest procesem obejmującym określone działania zarządcze, działania te układają się w pewne fazy i sekwencje etapów. Liczba wyodrębnionych etapów zależy od wielkości firmy i od indywidualnego podejścia przedsiębiorstwa do budżetowania.
Dynamics 365 Finanse wspiera takie działania poprzez:
Procesy planowania budżetu — procesy planowania budżetu decydują o sposobach aktualizowania, obiegu, przeglądania i zatwierdzania planów budżetu w hierarchii organizacyjnej BUDŻETOWA. Proces planowania budżetu jest zarządzany przez cykl budżetu i oparty na Hierarchii organizacyjnej budżetowania. Opierając się na hierarchii, w której są zdefiniowane Działy i Centra budżetowe możemy sterować przepływem procesu i uprawnieniami do danego obszaru budżetowego
Scenariusze planu budżetu — scenariusze planu budżetu definiują kategorie danych dla planów budżetu. Możemy zdefiniować scenariusze oparte o miary:
- wartościowe - do określenia wartości waluty na koncie lub
- ilościowe - do planowania ilościowego
Etapy planowania budżetu — etapy planowania budżetu definiują kroki planu budżetu od początku do ostatecznego zatwierdzenia. Przepływy pracy planowania budżetu są skojarzone z przepływami pracy budżetowania. Przepływy pracy Budżetowania mają elementy zarówno zautomatyzowane jak i ręczne, kroki przepływu przenoszą proces przez etapy planowania i zatwierdzania budżetu.
Metod alokacji - Planowane wartości budżetu można dystrybuować na wiele sposobów, by dokładnie odzwierciedlić przewidywane kwoty w okresach czasowych, wymiarach finansowych czy miedzy elementami hierarchii.
Alokuj między okresami — Kategoria alokacji okresu jest używana do alokacji wartości planu budżetu ze źródłowego scenariusza między okresy w scenariuszu docelowym. Kwota źródłowa jest przypisywana do wielu wierszy w scenariuszu docelowym na podstawie wartości procentowej i danych zdefiniowanych w kategorii alokacji okresu.
Alokuj do wymiarów — wiersze planu budżetu są alokowane ze scenariusza źródłowego planu do jednego lub kilku wierszy w scenariuszu docelowym na podstawie wartości procentowych i wymiarów finansowych, które są zdefiniowane w wybranym warunku alokacji budżetu.
Agreguj — agregowanie wierszy planu budżetu następuje ze źródłowego scenariusza planu w podrzędnych planach budżetu do docelowego scenariusza w nadrzędnym planie budżetu. Ta metoda umożliwia konsolidowanie z wyższym poziomem kwot budżetowych przygotowywanych na niższym poziomie organizacji. Metoda "od dołu do góry".
Dystrybuowanie wykresu — wiersze planu budżetu są rozdzielane ze scenariusza źródłowego budżetu w nadrzędnym planie do scenariusza docelowego w skojarzonych podrzędnych budżetach na podstawie wymiarów finansowych skojarzonych planów. Ta metoda umożliwia rozkładanie do kontroli lokalnej kwot budżetowych przygotowywanych na wyższym poziomie organizacji. Metoda " od góry do dołu".
Reguły alokacji księgi — rozdzielanie wierszy planu budżetu następuje ze źródłowego scenariusza planowania budżetu do docelowego scenariusza planu na podstawie wybranej reguły alokacji księgi.
Kopiuj z planu budżetu — tak jak w metodzie dystrybucji alokacji wiersze planu budżetu są tworzone w lokalizacji docelowej na podstawie wierszy w powiązanym planie budżetu. Jednak w tej metodzie źródłowy plan budżetu nie musi być elementem nadrzędnym, ale może być na dowolnym wyższym poziomie w hierarchii planów budżetu. Ta metoda alokacji jest użyteczna, jeśli skonsolidowane kwoty są pierwotnie budżetowane na dużo wyższym poziomie, i muszą być przekazywane na niższy poziom organizacji do szczegółowego sprawdzenia i korekty, zanim będą mogły zostać zatwierdzone na wyższym poziomie.
Budżet kont i wymiarów finansowych - księgowanie budżetu.
Zatwierdzony budżet dla firmy jest przechowywany w dokumencie pod nazwą wpisu do rejestru budżetu. Wiersze dokumentu wpisu rejestru budżetu są nazywane zapisami konta budżetu i zawierają informacje o kontach i wymiarach finansowych, datach i kwotach zatwierdzonego budżetu. Dokument z wpisami rejestru budżetu jest zintegrowany z podstawowymi raportami finansowymi, na których porównywane są rzeczywiste kwoty w księgach z kwotami ustalonymi w budżecie.
Istnieje wiele metod tworzenia wpisów do rejestru budżetu:
- Ręczne wprowadzanie informacji w oknie wpisów do rejestru budżetu.
- Za pomocą szablonu programu Microsoft Excel, który można otworzyć klikają przycisk Otwórz w programie Excel na stronie Wpisy do rejestru budżetu.
- Używając metod importu zapisów na koncie budżetu z zewnętrznych plików w module zarządzania danymi w celu zaimportowania wpisów do rejestru budżetu.
- Jeśli firma używa funkcji planowania budżetu w celu przygotowania danych budżetu, można użyć procesu okresowego Generowanie wpisu do rejestru budżetu.
Wpis do rejestru budżetu jest uważany za zakończony, gdy salda budżetu zostaną zaktualizowane. Zakończonego wpisu do rejestru budżetu nie można ponownie otworzyć w celu edycji. Dlatego w przypadku konieczności skorygowania danych budżetu należy utworzyć nowy wpis do rejestru budżetu o typie KOREKTA.
W następnym odcinku opowiem o kontroli zapisów księgowych w kontekście zaplanowanego budżetu oraz o raportach porównujących rzeczywiste zapisy na kontach i wymiarach finansowych z kwotami planowanymi.
Napiszcie czy Wasze systemy do zarządzania budżetowaniem mają podobne możliwości, czy posiadacie bardziej specjalistyczne funkcje do planowania budżetów w Waszych firmach.
Ciekawa jestem czy w Waszych systemach Dynamics AX/365 uruchomione są moduły do budżetowania? Jeśli tak, to czy nie brakuje Wam jakiś potrzebnych funkcjonalności. A może w procesie wdrożenia przygotowane zostały dodatkowe dedykowane rozwiązania.
