Porozmawiajmy !

#12 Koszty firmowych wyjazdów i delegacji w Dynamics 365 Finance.

Wyjazdy i wydatki w Dynamics 365 Finance

W wielu firmach, obok systemu klasy ERP funkcjonują inne aplikacje, bardziej lub mniej specjalistyczne. Pisaliśmy o tym w poprzednim wpisie blogowym.

Jednym z takich procesów obsługiwanych często poza systemem ERP jest obieg wniosków wyjazdowych oraz rozliczenie kosztów delegacji.

W wielu firmach, szczególnie większych, przychodzi moment, kiedy wyjazdy służbowe pracowników stają się codziennością. Powoduje to wzrost dokumentów niezbędnych do przetworzenia, konieczność kontroli nad wypłatą i rozliczeniem zaliczek, a także problem z utrzymaniem prawidłowej ścieżki akceptacji delegacji. 

Dynamics 365 Finance posiada wbudowany moduł obsługujący proces rejestracji wniosku wyjazdowego, wniosku o zaliczkę, zatwierdzania tych wniosków oraz rozliczania kosztów delegacji krajowych i zagranicznych. Procesem takim można zarządzać w module Zarządzanie wydatkami.

Rozliczanie delegacji pracownika

Proces obiegu takiego wniosku i obsługi kosztów delegacji może wyglądać tak.

 

Przygotuj wniosek o wyjazd

  • utwórz wniosek wyjazdowy, uzupełnij podstawowe dane - gdzie podróżujesz, na jak długo, jakim transportem?
  • rejestrację delegacji możesz wykonać sam lub za Ciebie może wykonać to delegowana osoba,
  • możesz wstępnie zaproponować planowane podczas wyjazdu wydatki oraz wskazać inne dane kosztowe MPK, numer projektu w koszty którego zaliczona będzie ta delegacja,

wniosek wyjazdowy Dynamics 365

 

Akceptacja wnioskuaplikacja na smartfon dynamics 365

  • prześlij wniosek wyjazdowy do akceptacji przez bezpośredniego przełożonego, lub osobę przez niego delegowaną,
  • Twój szef może wniosek odrzucić lub zaakceptować, również nie będąc w biurze, korzystając ze smartfonu,
  • Ty również, będąc poza biurem możesz śledzić status swojego wniosku w  aplikacji na graficznym podglądzie, na jakim etapie jest proces,

 

 

 

 

Zawnioskuj o wypłatę zaliczki gotówkowej

  • utwórz  wniosek o zaliczkę, również w walucie obcej, w kontekście zgłoszonego wyjazdu,
  • prześlij do akceptacji,
  • zaakceptowana zaliczka może wpłynąć na Twój dedykowany rachunek bankowy lub możesz otrzymać zaliczkę gotówkową.

 

 

W podróży lub po przyjeździe utwórz raport z wydatków

  • wprowadź informacje o przejazdach i pozostałych wydatkach,
  • zrób zdjęcie faktury czy paragonu, zeskanuj inne dowody księgowe,
  • dołącz zdjęcia lub skany do Twojego raportu z wydatków - możesz go utworzyć bezpośrednio w systemie, lub użyć do tego aplikacji w smartfonie,

    rozliczenie delegacji dynamics 365

.

Rozliczenie delegacji

  • dział finansowy otrzyma dane o Twoich wydatkach jeszcze zanim wrócisz z podróży,
  • raport może być edytowany i korygowany przez służby księgowe zanim zostaną rozliczone i zaksięgowane,
  • elektroniczne wnioski eliminują potrzebę ręcznego wprowadzania większości danych do systemu,
  • jednokrotne wpisywanie informacji zmniejsza możliwość pomyłek,
  • możliwość załączania skanów dokumentów bezpośrednio ze zdjęć zrobionych telefonem pozwala w prosty sposób archiwizować dowody księgowe potrzebne w celu poprawnego rozliczenia delegacji,

 

Opisywany moduł ma na celu usprawnienie obiegu delegacji. Proces obiegu delegacji można z powodzeniem dostosować do firmowych procedur.

Główne korzyści:

  • możliwość złożenia wniosku wyjazdowego oraz rozliczenia jej poza biurem
  • skrócenie czasu poświęcanego na składanie wniosku wyjazdowego, procesu akceptacji , wniosku o zaliczkę i  ich rozliczania
  • dostęp do informacji na temat statusu wniosków, 
  • szybkie tworzenie zestawień i raportów dotyczących delegacji

 

 
 

You may be interested

Pójdź za nami !

Śledź nasze publikacje w mediach społecznościowych!