Porozmawiajmy !

#1 10 ważnych zagadnień - gdy wdrożenie ERP Microsoft Dynamics 365 prowadzi zagraniczny partner wdrożeniowy

polskie funkcjonalności w Microsoft Dynamics 365 AX2012

Pomoc w implementacji standardowego pakietu lokalizacyjnego zawartego w systemie ERP Microsoft Dynamics 365 FO czy starszej wersji AX2012 jest szalenie ważna.

Jeśli nie mamy narzędzi dzięki, którym możemy w sprawny sposób raportować dane do podatków, obsługiwać środki trwałe zgodnie z wymaganiami prawnymi, czy obsługiwać kasy gotówkowej to musimy te czynności robić po za systemem a potem wpisywać kolejny raz do systemu. Jest to nieekonomiczne a powielanie informacji powodować może wiele błędów.

Często osoby nadzorujące wdrożenie od strony klienta nie mają świadomości jakie elementy• mogą stanowić problem, Dzieje się tak, ponieważ poprzedni system ERP lub program obsługujący firmowe finanse był polskim programem i obsługa w polskim systemie prawnym był oczywistością.

Microsoft Dynamics to produkt dostosowany do potrzeb wielu firm na świecie, między innymi Polski  i dlatego tak ważne jest, aby był on prawidłowo skonfigurowany.

Poniżej 10 najważniejszych funkcjonalności, na które należy zwrócić uwagę podczas takiego wdrożenia.

  • Obsługa podatku VAT - zgodnie z polskim ustawodawstwem nie tylko odpowiednie ustawienie stawek dedykowanych sprzedawanym i kupowanym produktom jest ważna. Raporty Rejestr VAT oraz ostatnio ciągle modyfikowane raporty JPK muszą być tak zdefiniowane, aby w prawidłowy sposób raportować odpowiednie kategorie VAT-u od sprzedaż i zakupów krajowych, unijnych czy zagranicznych. Musimy także w odpowiedni sposób podczas rejestracji transakcji VAT-owych móc wskazywać do jakich rejestrów - w znaczeniu czasowym - przypisywać dane transakcje. W wielu krajach nie ma tak restrykcyjnych zasad dotyczących dat rejestru VAT.
  • Różnice kursowe- jest to funkcjonalność umożliwiająca przeliczenie różnic kursowych dla kont bankowych zgodnie z polskimi standardami rozliczeń np. FIFO
  • Korekty faktur/noty korygujące - w naszych przepisach prawnych istnieją uregulowania dotyczące wyglądu faktur oraz faktur korygujących np. Wymóg wskazania numeru faktury źródłowej dla której jest wykonywana korekta. Proces wystawiania takiej korekty musi być odpowiednio przeprowadzony aby ten efekt uzyskać. Musi być także możliwość wystawienia noty korygującej - czyli dokumentu wymaganego przez lokalne przepisy do korygowania błędów nie finansowych na fakturze od klienta. Charakterystyczne dla krajowych standardów księgowych jest również używanie czerwonego a nie czarnego storna podczas wykonywania korekt transakcji.
  • Faktury zaliczkowe - sprzedaży, faktury sprzedaży usług(sprzedaż niezależna) - należy również zwrócić uwagę na odpowiedni sposób przeprowadzenia procesu rejestracji faktur zaliczkowych - sprzedażowych, mamy przecież obowiązek po zarejestrowaniu zaliczki - wystawienia faktury zaliczkowej a potem w odpowiedni sposób rozliczenia tych zaliczek z fakturą końcową. W systemie jest również możliwość wystawienia faktur nie magazynowych - usługowych.
  • Obsługa RMK- obsługa rozliczeń międzyokresowych kosztów odbywa się za pomocą funkcjonalności  - arkuszy okresowych. Aby jednak ta funkcja spełniła nasze oczekiwania - musi być użyta trochę inaczej niż może to zaproponować międzynarodowa firma.
  • Obsługa środków trwałych - Obsługa środków trwałych jest inna niż w wielu krajach w Europie i na świcie. W Polsce do ewidencji wartości środka trwałego używamy dwóch kont finansowych - konta wartości środka trwałego i konta umorzenia. W innych krajach wartość środka trwałego jest umarzana na tym samym koncie finansowym, z tego powodu i Bilans Otwarcia kartoteki takie środka i księgowania na tym środku prowadzone będą zupełnie inaczej niż poza granicami naszego kraju. Sposób umorzeń - czyli wyliczeń comiesięcznych  rat amortyzacyjnych także jest specyficzny. To są istotne różnice - które nieprawidłowo sparametryzowane  mogą uniemożliwić zgodną z naszym prawem obsługę środków trwałych.
  • Obsługa drukarek fiskalnych- polskie firm, które prowadza sprzedaż detaliczną są zobligowane do posiadania określonych, typów drukarek fiskalnych. Aby te certyfikowane przez lokalne instytucje podatkowe drukarki prawidłowo współpracowały z  systemem Dynamics 365/AX muszą zostać we właściwy sposób połączone.
  • Intrastat/SAD - raportowanie statystyczne związane z handlem między państwami UE i państwami poza UE jest także jednym z wymogów prawa do jakich firma jest zobligowana gdy taki handel prowadzi. Zarejestrowanie opłat celnych (SAD) i prawidłowe ich księgowanie oraz odpowiednie oznaczenie produktów do raportowania INTRASTAT jest możliwe po uprzednim prawidłowym ustawieniu tych funkcjonalności.
  • Obsługa kas gotówkowych oraz Homebanking - Obsług firmowych płatności gotówkowych jest mało popularna po za granicami naszego państwa. Dlatego też parametryzacja tego modułu jest prawie wyłączoną domeną polskich konsultantów wdrożeniowych. Jeśli chodzi o obsługę przelewów i WB to jest to jak najbardziej rozpowszechniona funkcjonalność w innych krajach - niemniej jednak każdy bank posiada swój format pliku służącego do obsługi przelewów i należy go uwzględnić przy wdrożeniu.
  • Podstawowe Raporty finansowe - Bilans/P&L - każdy kraj ma swoje wymagania dotyczące raportowania do którego jesteśmy zobligowanie przez ustawodawcę. Microsoft dostarcza odpowiednie narzędzia za pomocą których można takie raporty przygotować. Bardzo ważne jest to, żeby na samym początku wdrożenia zapewnić sobie takie kwalifikacje księgowanych danych aby one nam zapewniły to raportowanie. Często jest tak, że centrala narzuca nam swój plan kont - musi on nam zapewnić polskie raportowanie np.. w układzie rodzajowym. W systemie Dynamics 365/AX mamy możliwość definicji wymiarów finansowych - jeśli informacja o rodzaju kosztu nie będzie możliwa do identyfikacji z kont finansowych to jak najbardziej możemy ją uzyskać z wymiaru finansowego. Raportowanie finansowe to bardzo ważny i obszerny aspekt wdrożenia - na naszym blogu ukaże się wkrótce artykuł o różnych aspektach dotyczących raportowania w Dynamics 365 i AX2012.

Jeśli jesteście w trakcie takiego wdrożenia, albo się do niego przygotowujecie i macie z tego tytułu pytania - zapraszam na nasz blog lub do bezpośredniego kontaktu z nami.

Możesz być zainteresowany

Pójdź za nami !

Śledź nasze publikacje w mediach społecznościowych!