Dziś kontynuujemy temat Budżetowania w Dynamics 365 Finanse - temat dość trudny i dość obszerny.
W poprzednim tygodniu opowiedziałam o możliwościach planowania budżetów, tworzenia budżetów na podstawie prognoz, współpracy z innymi programami np. Excelem w celach exportowania planu z D365 i edycji w prostym narzędziu oraz importowania na powrót do D365 - tak odbywa się budżetowanie metodą " z dołu do góry i "z góry do dołu"
Wspomniałam również o metodach alokowania kwot budżetu według określonych zasad, czy przebiegach pracy które mogą kontrolować przebieg procesu budżetowania.
# 9 BUDŻETOWANIE cz.1 - planowanie i realizacja w Dynamics 365 Finance
Dziś o kontrolowaniu wydatków firmowych, czyli sprawdzaniu czy mamy jeszcze budżet na taką kategorię wydatkową w budżecie działu czy obszaru czy też nie.
Kontrola budżetu to narzędzie, które z jednej strony może nam pomóc w trzymaniu wydatków firmowych w ryzach, ale jednocześnie może stanowić dużą blokadę w płynnej ewidencji zdarzeń gospodarczych w przedsiębiorstwie. Dlaczego? Na czym polega kontrola?
Kontrola budżetowa wydatków firmowych w Dynamics 365 Finanse.
Kontrola budżetu dostępna jest dla różnych dokumentów źródłowych - czyli np. faktur magazynowych oraz faktur kosztowych księgowanych na zamówieniach zakupu oraz faktur kosztowych księgowanych w arkuszach faktur. W procesie parametryzacji możemy określić jakie to będą dokumenty:
Bardzo przydatną opcją jest to, że można kontrolować wpisy w zapotrzebowaniach na zakup, czyli dużo wcześniej niż kontrola już otrzymanej faktury kosztowej gdy koszt został poniesiony a pozostaje jedynie fakt ewidencji takiej faktury.
To jest ważne ponieważ, kierownik może wstrzymać taki zakup - z uwagi na brak budżetu na wydatek tego rodzaju, albo w tym terminie.
W zależności od sposobu konfigurowania kontroli budżetu, można uniemożliwić dalsze księgowanie, lub też wskazanym grupom użytkowników zdefiniować próg budżetowy i ostrzegać o przekroczeniu tego progu.
Możemy określić również jakie elementy będą brane do obliczania dostępnego budżetu np. budżet pierwotny wraz z korektami - lub tylko budżet pierwotny, a od strony wykonania czy w sumie rzeczywiste zaksięgowane i niezaksięgowane kwoty.
Kontrola budżetu obejmuje określone wcześniej kombinacje kont i wymiarów finansowych, które są monitorowane po włączeniu kontroli budżetu.
Tutaj w przykładzie kontrola budżetowa wstrzymała księgowanie faktury kosztowej na konto 55001 Dział FIN i Rodzaj kosztu 40020
A tutaj wstrzymane jest zapotrzebowanie na zakup kategorii Ołówki i zestawy
Oczywiście funkcję kontrolną należy dobrze zaprojektować, aby była dla nas pomocą, a nie uciążliwością niepozwalającą na swobodną pracę.
Porównanie budżetu do wartości rzeczywistych - raporty
W Dynamics 365 mamy kilka raportów standardowych pokazujących zużycie budżetu dla kombinacji wymiarów i dla wskazanego zakresu czasowego.
W Dynamics 365 Finance mamy jeszcze super narzędzie do wykonywania raportów finansowych z kont finansowych i kombinacji wymiarów finansowych -Projektant raportów finansowych (Management Reporter)
Jest to bardzo elastyczne narzędzie - które, pracownicy działu księgowego i controllingowego z powadzeniem wykorzystają do budowy swoich raportów zarówno finansowych, controllingowych jak i konsolidacyjnych.
W niedalekiej przyszłości opiszę to narzędzie na naszym blogu.
Podsumowując:
Mając wdrożony moduł BUDŻETOWANIE w Dynamics 365 Finance
-
Nie powielamy wielokrotnie tej samej informacji oraz nie potrzebujemy tworzyć interfejsów z zewnętrznymi systemami
-
Tworzenie budżetu jest całkowicie zintegrowane z innymi modułami: sprzedażą, zapotrzebowaniem na zakup i zakupami, środkami trwałymi, księgą główną czy projektami.
-
Budżetowanie może odbywać się metodami: przyrostowo, od góry do dołu, od dołu do góry, w oparciu o wskaźniki czy normatywy.
-
Budżety tworzone mogą być z uwzględnieniem funkcjonujących w firmie wymiarów finansowych np. MPK, koszt rodzajowy, projekt, region, oddział, handlowiec, produkt,
-
Plany budżetu mogą być przygotowywane wprost w systemie D365 lub za pomocą Excela
-
Tworzenie budżetu może być nadzorowane przez WorkFlow prowadzący przez proces planowania, zatwierdzania, tworzenia i korygowania budżetu.
-
Zatwierdzone i funkcjonujące budżety wykorzystywane są do kontrolowania np. wydatków firmy, koszty mogą być kontrolowane już na poziomie tworzenia zapotrzebowania na zakup, lub na późniejszym etapie ewidencji faktury lub innego dokumentu,
-
W systemie istnieją różne role dedykowane dla osób tworzących, zatwierdzających czy korygujących budżet.
Jeśli posiadacie system Dynamics 365 Finance - a nie macie wdrożonego modułu BUDŻETOWANIE - zachęcam do kontaktu z nami lub z innym partnerem wdrożeniowym.
Porozmawiamy, pomożemy, wskażemy co można w tym kierunku u Państwa zrobić. 😀
