Porozmawiajmy !

#10 BUDŻETOWANIE cz.2 - kontrola i raportowanie w Dynamics 365 Finance

BUDŻETOWANIE - kontrola i raportowanie w Dynamics 365 Finance

Dziś kontynuujemy temat Budżetowania w Dynamics 365 Finanse - temat dość trudny i dość obszerny.

W poprzednim tygodniu opowiedziałam o możliwościach planowania budżetów, tworzenia budżetów na podstawie prognoz, współpracy z innymi programami np. Excelem w celach exportowania planu z D365 i edycji w prostym narzędziu oraz importowania na powrót do D365 - tak odbywa się budżetowanie metodą " z dołu do góry i "z góry do dołu" 

Wspomniałam również o metodach alokowania kwot budżetu według określonych zasad, czy przebiegach pracy które mogą kontrolować przebieg procesu budżetowania.

# 9 BUDŻETOWANIE cz.1 - planowanie i realizacja w Dynamics 365 Finance

Dziś o kontrolowaniu wydatków firmowych, czyli sprawdzaniu czy mamy jeszcze budżet na taką kategorię wydatkową w budżecie działu czy obszaru czy też nie. 

budżet kontrola dynamics 365

Kontrola budżetu to narzędzie, które z jednej strony może nam pomóc w trzymaniu wydatków firmowych w ryzach, ale jednocześnie może stanowić dużą blokadę w płynnej ewidencji zdarzeń gospodarczych w przedsiębiorstwie. Dlaczego?  Na czym polega kontrola?

Kontrola budżetowa wydatków firmowych w Dynamics 365 Finanse.

Kontrola budżetu dostępna jest dla różnych dokumentów źródłowych - czyli np. faktur magazynowych oraz faktur kosztowych księgowanych na zamówieniach zakupu oraz faktur kosztowych księgowanych w arkuszach faktur. W procesie parametryzacji możemy określić jakie to będą dokumenty:

budżet dokumenty kontrolowane - dynamics 365

Bardzo przydatną opcją jest to, że można kontrolować wpisy w zapotrzebowaniach na zakup, czyli dużo wcześniej niż kontrola już otrzymanej faktury kosztowej gdy koszt został poniesiony a pozostaje jedynie fakt ewidencji takiej faktury.

To jest ważne ponieważ, kierownik może wstrzymać taki zakup - z uwagi na brak budżetu na wydatek tego rodzaju, albo w tym terminie.

W zależności od sposobu konfigurowania kontroli budżetu, można uniemożliwić dalsze księgowanie, lub też wskazanym grupom użytkowników zdefiniować próg budżetowy i ostrzegać o przekroczeniu tego progu.

uprawnienia budżetowe Dynamics 365 Finance

Możemy określić również jakie elementy będą brane do obliczania dostępnego budżetu np. budżet pierwotny wraz z korektami - lub tylko budżet pierwotny, a od strony wykonania czy w sumie rzeczywiste zaksięgowane i niezaksięgowane kwoty.

jak obliczać kontrolowaną kwotę budżetu - dynamics 365

Kontrola budżetu obejmuje określone wcześniej kombinacje kont i wymiarów finansowych, które są monitorowane po włączeniu kontroli budżetu.

Tutaj w przykładzie kontrola budżetowa wstrzymała księgowanie faktury kosztowej na konto 55001 Dział FIN i Rodzaj kosztu 40020

kontrola budżetu Dynamics 365 Finance

A tutaj wstrzymane jest zapotrzebowanie na zakup kategorii Ołówki i zestawy

Kontrola budżetu Dynamics  365 Finanse

Oczywiście funkcję kontrolną należy dobrze zaprojektować, aby była dla nas pomocą, a nie uciążliwością niepozwalającą na swobodną pracę.

Porównanie budżetu do wartości rzeczywistych - raporty

W Dynamics 365 mamy kilka raportów standardowych pokazujących zużycie budżetu dla kombinacji wymiarów i dla wskazanego zakresu czasowego. 

Raport  budżetu Dynamics  365 Finanse

W Dynamics 365 Finance mamy jeszcze super narzędzie do wykonywania raportów finansowych z kont finansowych i kombinacji wymiarów finansowych -Projektant raportów finansowych (Management Reporter) 

Raport budżetowy

Jest to bardzo elastyczne narzędzie - które, pracownicy działu księgowego i controllingowego z powadzeniem wykorzystają do budowy swoich raportów zarówno finansowych, controllingowych jak i  konsolidacyjnych.

Budżet a rzeczywiste Dynamics 365 Finanse

W niedalekiej przyszłości opiszę to narzędzie na naszym blogu.

Podsumowując:

Mając wdrożony moduł BUDŻETOWANIE w Dynamics 365 Finance

  • Nie powielamy wielokrotnie tej samej informacji oraz nie potrzebujemy tworzyć interfejsów z zewnętrznymi systemami

  • Tworzenie budżetu jest całkowicie zintegrowane z innymi modułami: sprzedażą, zapotrzebowaniem na zakup i zakupami, środkami trwałymi, księgą główną czy projektami.

  • Budżetowanie może odbywać się metodami: przyrostowo, od góry do dołu, od dołu do góry, w oparciu o wskaźniki czy normatywy.

  • Budżety tworzone mogą być z uwzględnieniem funkcjonujących w firmie wymiarów finansowych np. MPK, koszt rodzajowy, projekt, region, oddział, handlowiec, produkt,

  • Plany budżetu mogą być przygotowywane wprost w systemie D365  lub za pomocą Excela 

  • Tworzenie budżetu może być nadzorowane przez WorkFlow prowadzący przez proces planowania, zatwierdzania, tworzenia i korygowania budżetu.

  • Zatwierdzone i funkcjonujące budżety wykorzystywane są do kontrolowania np. wydatków firmy, koszty mogą być kontrolowane już na poziomie tworzenia zapotrzebowania na zakup, lub na późniejszym etapie ewidencji faktury lub innego dokumentu, 

  • W systemie istnieją różne role dedykowane dla osób tworzących, zatwierdzających czy korygujących budżet.

Jeśli posiadacie system Dynamics 365 Finance - a nie macie wdrożonego modułu BUDŻETOWANIE - zachęcam do kontaktu z nami lub z innym partnerem wdrożeniowym. 

Porozmawiamy, pomożemy, wskażemy co można w tym kierunku u Państwa zrobić. 😀

 

You may be interested

Pójdź za nami !

Śledź nasze publikacje w mediach społecznościowych!