Projekty typu roll-out to wdrożenia systemu z użyciem istniejącego wzorca. Wzorcem najczęściej bywa w pełni skonfigurowane i działające środowisko. W przypadku roll-out’ów międzynarodowych, wzorcem najczęściej jest oddział korporacji działający w kraju najbardziej zbliżonym w specyfice do miejsca roll-out’u lub centrala firmy. Istniejący template zapewnia sprawność wdrożenia w obszarach zbieżnych z wypracowanym modelem korporacyjnym i jednocześnie pozwala skupić się na implementacji rozwiązań odwzorowujących lokalną specyfikę.
System Microsoft Dynamics 365/ AX umożliwia prowadzenie działalności w różnych krajach na całym świecie. Temat ten jest szczególnie ważny dla firm, które mają swoje centrale poza Polską a proces wdrożenia odbywa się na zasadzie rollout’u rozwiązania w centrali.
Zaimplementowane w systemie funkcjonalności dzielą się na takie, które mogą być wykorzystane bez względu na kraj, ponieważ działają według reguł biznesowych znanych i stosowanych w innych krajach, oraz na takie, które są specyficzne dla kraju/regionu ponieważ wynikają z przepisów krajowych.
Przy takich projektach, ważną rolę odgrywa wsparcie lokalnego partnera Microsoft w celu zaopiekowania się zagadnieniami specyficznymi dla krajowego rozwiązania – szczególnie w obszarze finansowo-podatkowym.
Użytkownicy kluczowi – szczególnie z obszaru finansowego - często nie dostrzegają elementów na które powinni zwrócić szczególną uwagę podczas takiego rollout’u rozwiązań zagranicznych.
Często dzieje się tak, ponieważ poprzedni system ERP lub program obsługujący firmowe finanse był polskim programem i obsługa w polskim systemie prawnym był oczywistością.
Poniżej prezentujemy kilka zagadnień, które podlegały naszej szczególnej uwadze przy współpracy z zagranicznymi partnerami podczas rollout’u rozwiązań zagranicznych, lub po wdrożeniu w celu wsparcia zespołu klienta.
Analiza rozliczeń produkcji, w module produkcyjnym jak i projektowym
Czasami metody tych rozliczeń i księgowań na konta polskiego planu kont jest inne niż w krajach zachodnich czy skandynawskich.
Może tak się dziać gdy np. centrala z zagranicy nie wie/nie analizuje tego, że nasze ustawodawstwo wskazuje na raportowanie np. wartości magazynu rozdzielnie dla towarów, materiałów i wyrobów/półwyrobów. Czyli musimy je móc księgować np. na różnych kontach głównych. Należy również zauważyć, że choć decyzja o tworzeniu grup towarów należy do obszaru logistycznego, to niewłaściwe ich dobranie ma duży wpływ na prawidłowość lub jej brak przy obowiązkowym raportowaniu finansowym Bilansu czy RZiS.
Prawidłowa obsługa podatku VAT od towarów i usług
Polskie ustawodawstwo nakłada na nas prawidłowe raportowanie wartości podstawy i podatku dla każdego rodzaju stawki podatkowej również dla stawki 0%. W każdym kraju system podatkowy jest inny – dlatego tak ważna jest pomoc polskiego partnera przy prawidłowym ustawieniu zarówno dostępnych funkcjonalności jak i oznaczeń kodów podatku.
Raporty Rejestr VAT sprzedaży/zakupów i UE, jak i wszystkie rodzaje plików JPK łącznie z obowiązkowym JPK VDEK muszą być tak zdefiniowane, aby w prawidłowy sposób raportować odpowiednie kategorie VAT-u od sprzedaż i zakupów krajowych, unijnych czy zagranicznych.
Plik JPK VDEK zawiera również część ewidencyjną - w której prawidłowo należy odpowiednio wyraportować transakcji podlegające wcześniej oznaczeniu właściwymi procedurami i innymi oznaczeniami np. GTU..
Musimy także w odpowiedni sposób podczas rejestracji transakcji VATu móc wskazywać do jakich rejestrów - w znaczeniu czasowym - przypisywać dane transakcje. W wielu krajach nie ma tak restrykcyjnych zasad dotyczących dat rejestru VAT.
Tworzenie deklaracji Intrastat, VAT-UE i księgowanie SADu.
Raportowanie statystyczne związane z handlem między państwami UE i państwami poza UE jest także jednym z wymogów prawa do jakich firma jest zobligowana gdy taki handel prowadzi.
Zarejestrowanie opłat celnych (SAD) i właściwe ich księgowanie (cła i podatku w połączeniu z wartością kosztu indeksu magazynowego) oraz odpowiednie oznaczenie produktów do raportowania INTRASTAT jest możliwe po uprzednim prawidłowym ustawieniu tych funkcjonalności.
Za pomocą dostępnych funkcjonalności w D365 FO możemy w łatwy sposób wygenerować dane do uzupełnienia interaktywnego dokumentu Deklaracja VAT-UE, bez zbędnego użycia Excela i kopiowania lub przepisywania manualnego danych potrzebnych do deklaracji.
Wygląd faktur VAT oraz korekty faktur i wystawienie not korygujących.
Zgodnie z art. 106e ust. 1 i art. 106j ust. 2 ustawy o VAT wygląd faktur oraz faktur korygujących powinien być odpowiedni. Takie dostosowanie powinniśmy uczynić chcąc być zgodni z naszym porządkiem prawnym.
Musi być także możliwość wystawienia noty korygującej - czyli dokumentu wymaganego przez lokalne przepisy do korygowania błędów nie finansowych na fakturze od klienta
.Charakterystyczne dla krajowych standardów księgowych jest również używanie czerwonego a nie czarnego storna podczas wykonywania korekt transakcji.
Faktury zaliczkowe - sprzedaży, faktury sprzedaży usług(sprzedaż niezależna) - należy również zwrócić uwagę na odpowiedni sposób przeprowadzenia procesu rejestracji faktur zaliczkowych - sprzedażowych, mamy przecież obowiązek po zarejestrowaniu zaliczki - wystawienia faktury zaliczkowej a potem w odpowiedni sposób rozliczenia tych zaliczek z fakturą końcową. W systemie jest również możliwość wystawienia faktur nie magazynowych - usługowych.
Sprzedaż exportowa
W świetle przepisów podatkowych firma może zastosować zerową stawkę podatku VAT dla sprzedaży exportowej, pod warunkiem otrzymania dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium UE (art. 41 ust. 6 ustawy o VAT). D365 posiada funkcjonalność umożliwiającą naliczenie zerowego podatku, ale w przypadku, gdy do daty generowania deklaracji nie otrzymamy dokumentu z granicy UE, funkcjonalność - dla takiej wcześniej zaksięgowanej transakcji sprzedażowej - pozwala naliczyć podatek krajowy 23%, a gdy dokument nadejdzie - odwrócić podatek krajowy i zaksięgować VAT exportowy 0%.
Jest to także standardowa funkcjonalność przy lokalizacji D365 Polska.
Obsługa środków trwałych
Istotnym zagadnieniem jest prawidłowe nabywanie środków trwałych oraz prawidłowe naliczanie comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych. Specyficznym elementem naszej ewidencji Środków trwałych jest prowadzenie środka trwałego na dwóch kontach finansowych - 01* konta finansowe dedykowane wartości nabycia środka oraz konta 07* dla wartości umorzeń. Jest to specyfika naszej ewidencji, niekoniecznie stosowana zagranicą. Dlatego należy zwrócić uwagę np. przy Bilansie otwarcia środków trwałych, gdy przeniesiony zostanie model BO z firmy wzorcowej przy roll-out- cie, aby wartość BO środka trwałęgo nie została przeniesiona jedną kwotą = wartości netto ST.
Innym ważnym zagadnieniem jest prawidłowy profil amortyzacji dedykowany dla Polski - w przeciwnym przypadku system nieprawidłowo będzie naliczał comiesięczną amortyzację.
Jest jeszcze wiele innych funkcjonalności specyficznych dla lokalizacji Polska:
- Tworzenie kompensat rozrachunków między odbiorcą a dostawcą. Vendor-Customer linking and compensation.
- Zastosowanie do korekt księgowania z czerwonym stornem Red Storno
- Możliwość zaplanowania szablonu rozksięgowań dla RMK - Divide amounts in periodic journal
- Potwierdzenie salda kontrahenta Customer and Vendor balances confirmation
- Różnice kursowe w Banku Currency exchange difference in Bank
- Obsługa kasy gotówkowej Petty cash functionality.
Z chęcią podzielimy się z Państwem naszą wiedzą na powyższe tematy lub zaproponujemy wsparcie powdrożeniowe lub wdrożeniowe.
