W wielu firmach, obok systemu klasy ERP funkcjonują inne aplikacje, bardziej lub mniej specjalistyczne. Pisaliśmy o tym w poprzednim wpisie blogowym.
Jednym z takich procesów obsługiwanych często poza systemem ERP jest obieg wniosków wyjazdowych oraz rozliczenie kosztów delegacji.
W wielu firmach, szczególnie większych, przychodzi moment, kiedy wyjazdy służbowe pracowników stają się codziennością. Powoduje to wzrost dokumentów niezbędnych do przetworzenia, konieczność kontroli nad wypłatą i rozliczeniem zaliczek, a także problem z utrzymaniem prawidłowej ścieżki akceptacji delegacji.
Dynamics 365 Finance posiada wbudowany moduł obsługujący proces rejestracji wniosku wyjazdowego, wniosku o zaliczkę, zatwierdzania tych wniosków oraz rozliczania kosztów delegacji krajowych i zagranicznych. Procesem takim można zarządzać w module Zarządzanie wydatkami.
Proces obiegu takiego wniosku i obsługi kosztów delegacji może wyglądać tak.
Przygotuj wniosek o wyjazd
- utwórz wniosek wyjazdowy, uzupełnij podstawowe dane - gdzie podróżujesz, na jak długo, jakim transportem?
- rejestrację delegacji możesz wykonać sam lub za Ciebie może wykonać to delegowana osoba,
- możesz wstępnie zaproponować planowane podczas wyjazdu wydatki oraz wskazać inne dane kosztowe MPK, numer projektu w koszty którego zaliczona będzie ta delegacja,
Akceptacja wniosku
- prześlij wniosek wyjazdowy do akceptacji przez bezpośredniego przełożonego, lub osobę przez niego delegowaną,
- Twój szef może wniosek odrzucić lub zaakceptować, również nie będąc w biurze, korzystając ze smartfonu,
- Ty również, będąc poza biurem możesz śledzić status swojego wniosku w aplikacji na graficznym podglądzie, na jakim etapie jest proces,
Zawnioskuj o wypłatę zaliczki gotówkowej
- utwórz wniosek o zaliczkę, również w walucie obcej, w kontekście zgłoszonego wyjazdu,
- prześlij do akceptacji,
- zaakceptowana zaliczka może wpłynąć na Twój dedykowany rachunek bankowy lub możesz otrzymać zaliczkę gotówkową.
W podróży lub po przyjeździe utwórz raport z wydatków
- wprowadź informacje o przejazdach i pozostałych wydatkach,
- zrób zdjęcie faktury czy paragonu, zeskanuj inne dowody księgowe,
- dołącz zdjęcia lub skany do Twojego raportu z wydatków - możesz go utworzyć bezpośrednio w systemie, lub użyć do tego aplikacji w smartfonie,
.
Rozliczenie delegacji
- dział finansowy otrzyma dane o Twoich wydatkach jeszcze zanim wrócisz z podróży,
- raport może być edytowany i korygowany przez służby księgowe zanim zostaną rozliczone i zaksięgowane,
- elektroniczne wnioski eliminują potrzebę ręcznego wprowadzania większości danych do systemu,
- jednokrotne wpisywanie informacji zmniejsza możliwość pomyłek,
- możliwość załączania skanów dokumentów bezpośrednio ze zdjęć zrobionych telefonem pozwala w prosty sposób archiwizować dowody księgowe potrzebne w celu poprawnego rozliczenia delegacji,
Opisywany moduł ma na celu usprawnienie obiegu delegacji. Proces obiegu delegacji można z powodzeniem dostosować do firmowych procedur.
Główne korzyści:
- możliwość złożenia wniosku wyjazdowego oraz rozliczenia jej poza biurem
- skrócenie czasu poświęcanego na składanie wniosku wyjazdowego, procesu akceptacji , wniosku o zaliczkę i ich rozliczania
- dostęp do informacji na temat statusu wniosków,
- szybkie tworzenie zestawień i raportów dotyczących delegacji
